المقالات

مرحلة التنفيذ

إن حجر الأساس لأي مشروع ناجح، هو مدير مشروع (PM) الناجح.

إلا أن بعض الأشخاص يعتقدون أن المهمة الوحيدة لمدير المشروع هي تذكير الجميع بالمواعيد النهائية وإعداد الاجتماعات، ولكن الأمر ليس بهذه البساطة.

الجميع لديه علم بما يقوم به (علم إدارة المشاريع) ولديهم فهم عميق لجميع مراحل إدارة المشروع.

إذ أننا في مقال سابق تحدثنا عن المرحلة الأولى والثانية والآن سيكون حديثنا عن المرحلة الثالثة “التنفيذ” فهي نواة المشروع والتي يتم تنفيذ الخطوات اللازمة لإنجاز المشروع.

وتتضمن هذه المرحلة تقارير الحالة، والاجتماعات، وتحديثات التطوير، وتقارير الأداء، ومنها يتم إطلاع الفرق المشاركة على مسؤولياتها.

وتشمل مرحلة التنفيذ ما يلي:

  • تخصيص الموارد.
  • تنفيذ خطط المشروع.
  • إدارة المشتريات إذا لزم الأمر.
  • إعداد أنظمة التتبع.
  • إدارة المهام.
  • اجتماعات الحالة.
  • تحديث جدول المشروع.
  • تعديل خطط المشروع حسب الحاجة.

حيث يمثل تنفيذ المشروع مجموعة من العمليات المترابطة في تسلسل منطقي لاستكمال متطلبات خطة العمل، وتتضمن فعلياً تكامل النشاط البشري في التعامل و التشغيل للموارد المتاحة بأقصى كفاءة لإتمام المشروع في الوقت المحدد له.

وأخيرًا، كل الجهود بدأت تؤتي ثمارها وفي هذه المرحلة يصبح الحلم حقيقة، لترى مشروعك واقعاً.

تبدأ هذه المرحلة عادةً بعقد اجتماع لتخصيص الموارد المناسبة وتذكير أعضاء الفريق بأن يبذلوا الجهد ويركزوا جلّ اهتمامهم على مهامهم ومن المفترض أن يكون الجميع في الفريق على اطلاع على كل ما يتعلق بالمشروع. وقد يبدو هذا الكلام مثيراً للقلق، ولكن نجاح المشروع يعتمد على مدى دقة خطتك والتفاصيل التي تضيفها في هذه المرحلة من المشروع.

وتشمل المهام الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي:

  • إدارة الميزانية.
  • الإشراف على أعضاء فريقك.
  • معالجة أي مشاكل تطرأ فورًا.
  • إبقاء المساهمين على علم بآخر المستجدات.

إن مرحلة التنفيذ هي التى يتم فيها الإعلان عن بدء تنفيذ المشروع، ويباشر فريق العمل بتنفيذ الإجراءات والمهام المتفق عليها في خطة المشروع وفي خطة العمل. وتكمن أهمية إدارة المشاريع في هذه المرحلة في أنها تعمل على التحكم في سير أعمال المشروع حسب ما هو مخطط له، وإدخال التعديلات والتحسينات اللازمة على إجراءات ومهام المشروع إذا ما حدثت تغيرات في محيط عمله.

ويمكن متابعة سير المشروع من خلال العناصر التالية:

  • متابعة خطة المشروع: حيث يتم التأكد من أن المشروع يتجه نحو تحقيق الأهداف المرجوة منه، وأن الأنشطة والخدمات يتم عقدها وتقديمها في الوقت المناسب وللفئات المستهدفة.

كما تتأكد من أن التناسق في مراحل وإجراءات تنفيذ المشروع متوفرة، وخاصة في الإجراءات المرتبطة ببعضها البعض. أي أنها تعمل على متابعة دقة تنفيذ خطة المشروع بكل جوانبها الموضوعية.

  • متابعة الموارد المالية: حيث يتم التأكد من أن رصيد المشروع لا يعاني من نقص في الأموال، وأن الأموال تصرف على المستلزمات المخصصة لها، وأنه يتم معالجة المصروفات غير المخطط لها. أي أنها تعمل على متابعة دقة تنفيذ موازنة المشروع.
  • متابعة فريق العمل: وتهدف هذه المتابعة إلى التحقق من إنجاز وفعالية الموظفين وضبطها في الاتجاه الصحيح، ويأتي ذلك من خلال متابعة مدى التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل، إعدادهم تقارير العمل المطلوبة وعقد اجتماعات عمل بشكل مستمر لمناقشة المشروع وتبادل المعلومات حوله، ومتابعة استعداداتهم لتنفيذ الأنشطة المتبقية، ومدى التزامهم بمهامهم وأدوارهم، وانسجامهم كفريق عمل في تسيير إجراءات المشروع واتخاذ القرارات.
  • تطبيق استراتيجية لإدارة المخاطر: قد لا تتمكن من توقع حدوث كل شيء في مرحلة الإعداد والتخطيط للمشروع، وهذا وضع طبيعي جداً، ولكن قد يتعرض المشروع إلى بعض المخاطر أثناء تطبيقه، وبشكل مختصر، تتمثل إدارة المخاطر في تحديد عوامل الخطر ومسبباتها وآثارها ووضع الحلول لها ومعالجتها. ومن خلال هذه المتابعة الشاملة لسير المشروع، يمكن التمكن من تكوين صورة واضحة لموقع المشروع الحالي، وتحديد الإنجازات التي حققها المشروع والأمور المتبقية التي تحتاج إلى تنفيذ.

 

وفي الأخير فإن أي مشروع يقوم على أربعة ركائز ، كما تقوم المنضدة على أربعة قوائم :

  1. المال : وهو ما يجب توفيره لتغطية نفقات التأسيس و التشغيل في مراحله الأولى .. وهذا تحدده دراسة الجدوى الاقتصادية من المشروع
  2. الإدارة : وهي التي تتولى المشروع منذ مرحلة و ضع دراسة الجدوى الاقتصادية .. حتى مراحل الإنتاج وقبض الأثمان و دفع الكلف الى آخره.
  3. العمال : وهم الذين سيقومون بتنفيذ الإجراءات العملياتية وتحقيق رؤية الإدارة
  4. المستلزمات.

 

وختام هذه المرحلة هي بداية لمرحلة أخرى سنتحدث عنها في مقال قادم بإذن الله

 

الكاتب: م. عبدالله محمد السويلم

مقالات ذات صلة

شاهد أيضاً
إغلاق
زر الذهاب إلى الأعلى
WP Twitter Auto Publish Powered By : XYZScripts.com