أفضل دليل لإعداد الفوترة الآلية لعملك لعام 2023
إذا كنت تفكر في التبديل إلى نظام فوترة آلي، لكن فريقك يشعر ببعض الارتباك حيال ذلك، أو أنك لا تعرف الخطوات الصحيحة التي يجب اتباعها لإعداد نظام فوترة آلي، فلا داعي للقلق بعد الآن.
من خلال دليلنا اليوم، سنساعدك بالتأكيد على تعلم كيفية إعداد نظام فوترة مؤتمت فعَّال لعملك لتحقيق أقصى استفادة منه عند البدء في استخدامه.
حسنًا، لنبدأ الآن مباشرةً بتعلم كيفية إنشاء أنظمة أعمال مؤتمتة من خلال الخطوات الثماني التالية ..
كيف تقوم بإعداد نظام الفوترة الآلي المناسب لعملك؟
لنلقِ الآن نظرة سريعة على كيفية إعداد أنظمة الفوترة الآلية للأعمال في بضع خطوات فقط على النحو التالي ..
الخطوة الأولى: اختر البرنامج المناسب لمجال عملك
يعد اختيار حل الفوترة الإلكترونية الذي يلبي احتياجات عملك ونقاط الأسعار أمرًا أساسيًا لتحقيق أهدافك من حيث الكفاءة والعائد على الاستثمار.
علاوة على ذلك، إليك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها لاختيار البرنامج المناسب:
- الخطوات المتبعة في عملية الفواتير الخاصة بك
- نقاط الألم التي تواجهها مع طرق الفوترة التقليدية
- التحديات أو الثغرات في قدرتك على المطالبة والتحصيل
- القدرة على إنشاء بوابة دفع إلكترونية للعملاء
- متطلبات تخصيص الفاتورة
الخطوة الثانية: انتقل إلى نظام الفوترة الآلي
الفوترة الإلكترونية هي العملية التي يتم فيها تسليم الفواتير إلكترونيًا للعملاء عبر البريد الإلكتروني أو بطريقة أخرى بدلاً من استخدام الورق والبريد العادي.
لذلك إذا كان عملك قد ابتعد بالفعل عن الشيكات الورقية والفواتير، فيمكنك تخطي هذه الخطوة ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك، فيجب أن تكون هذه هي خطوتك الأولى لأن الفوترة الإلكترونية تقلل إلى حد كبير من تكاليف الفواتير، حتى إذا كان سير العمل يدويًا.
الخطوة الثالثة: قم بنقل بيانات الدفع الخاصة بعملائك
بمجرد تحديد برنامج الفوترة المناسب لاحتياجات عملك وتحويله إلى نظام الفوترة الخاص بك، ابدأ العمل على استيراد معلومات الدفع الخاصة بعملائك إلى النظام الجديد.
ولكن تذكر، عندما تبدأ في ترحيل بيانات الدفع الخاصة بعملائك، يجب أن يتضمن جزء من تكامل برنامج المحاسبة الخاص بك ترحيلاً سلسًا وآمنًا لبيانات العملاء.
الخطوة الرابعة: إنشاء ملفات تعريف لعملائك
عندما تقوم بإعداد نظام الفوترة الخاص بك، من المهم أن تكون قادرًا على إنشاء ملفات تعريف العملاء. للقيام بذلك بنجاح، اتبع الخطوات التالية:
- ستحتاج أولاً إلى مكان لإدخال تفاصيل مهمة مثل أسماء العملاء وعناوين الفواتير وشروط الدفع لمساعدتك في إدارة علاقات العملاء.
- إلى جانب معلومات العميل، من الضروري أيضًا تسجيل والتحقق من المعلومات حول دافعي الطرف الثالث مثل شركات التأمين. بالطبع، تسمح لك أنظمة المحاسبة الذكية بإدخال هذا النوع من المعلومات والتحقق منه بسهولة.
- بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إلى نظام فوترة يسمح لك بتخزين معلومات المنتج والخدمة، ولكن هذا يعتمد عادةً على عملك، على سبيل المثال. اعتمادًا على عملك، قد يتضمن نظام الفوترة الأسعار والكميات والأوصاف والخصومات، وما إلى ذلك.
الخطوة الخامسة: قم بدمج حسابات الدفع الخاصة بك مع البرنامج
بعد الانتهاء من جميع الخطوات السابقة، يجب عليك على الفور دمج حسابات الدفع الخاصة بك مع البرنامج. بغض النظر عن نظام المحاسبة الخاص بك، يجب أن يتكامل مع نموذج الدفع للتأكد من أن دليل الفواتير محدث مع برنامج الفوترة الخاص بك. بهذه الطريقة، سيكون لديك حساباتك وطريقة الفواتير الخاصة بك مرتبة من خلال أنظمة آلية.
الخطوة السادسة: قم بإعداد واجهة المستخدم النهائية
على الرغم من أن ذلك يعتمد بشكل أساسي على الطريقة التي تريد عرض عملك بها، ولكن دعنا نقول في هذه المرحلة الأشياء الأساسية التي تحتاج إلى القيام بها.
أول شيء يمكنك القيام به عندما تصل إلى نقطة إعداد واجهة المستخدم النهائية هو أن بوابة الدفع عبر الإنترنت الخاصة بك يجب أن تزود عملائك بتفاصيل كاملة عن المعاملات، مما يعني أنه من الضروري أن تتمتع بوابة الدفع بالقدرة على القيام بذلك. مثل القدرة على تلقي بطاقات ائتمان مختلفة لعملائك
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون بوابة الدفع عبر الإنترنت الخاصة بعملائك متكاملة جيدًا مع سياسات الإرجاع والاسترداد الخاصة بشركتك.
الخطوة السابعة: إنشاء بوابة دفع إلكترونية للعملاء
تشتمل جميع أنظمة الفوترة الآلية تقريبًا على بوابة موجهة للعملاء تقبل المدفوعات عبر الإنترنت وتسمح للعملاء بتنزيل الفواتير وتحديث طريقة الدفع الخاصة بهم.
لذلك، في هذه الخطوة، عليك تخصيص بوابة الدفع باسم شركتك وشعارها حتى يعرف العملاء أنهم يسجلون الدخول إلى الموقع الصحيح لدفع فواتيرهم.
الخطوة الثامنة: انتبه للسلامة والأمان
سيصل أي نوع من برامج الفوترة الآلية إلى المعلومات المصرفية والمالية الحساسة لعملائك والتي قد تتضمن درجات الائتمان أو الدخل أو أرقام الضمان الاجتماعي، لذلك نظرًا لأن هذه المعلومات خاصة وحساسة للغاية، يجب ألا يتم الوصول إليها إلا من قبل المستخدمين المصرح لهم إليهم القيام بذلك.
لذلك، انتبه دائمًا عند البدء في إعداد نظام فوترة آلي لعملك. تأكد من أن نظام الفوترة الخاص بك يفي بمعايير السلامة والأمان الخاصة بصناعة بطاقات الدفع. لكن دعني أقول أنه يمكنك القيام بذلك بشكل عام عن طريق إجراء تحديثات منتظمة لتحسين وتأمين شبكتك.
حسنًا، الآن بعد أن أكملنا الخطوات الثمانية السابقة لمعرفة كيفية إعداد أنظمة الفوترة الآلية لعملك، دعنا الآن نتعرف معًا على أهم الإحصائيات حول حجم سوق برامج أتمتة الفوترة الآلية على النحو التالي ..
إحصائيات مثيرة للاهتمام حول حجم سوق برامج أتمتة الفوترة الآلية
يعد الطلب المتزايد على برامج الفوترة الآلية لتحسين الدقة وتقليل التكاليف التشغيلية أكبر محرك نمو لسوق برامج أتمتة الفوترة. كما يعد الاعتماد المتزايد للخدمات المستندة إلى السحابة والحاجة المتزايدة إلى برامج الفوترة الآمنة لتقليل الاحتيال في الدفع هي أيضًا من بين العوامل الرئيسية التي تدفع نمو هذا السوق.
علاوة على ذلك، إليك فيما يلي أهم الإحصائيات والتنبؤات لأنظمة الفوترة الآلية والمدفوعات الرقمية حول العالم:
- وفقًا لموقع ستاتيسا الشهير، من المتوقع أن تصل قيمة الصفقة الإجمالية في قطاع المدفوعات الرقمية إلى 9.47 تريليون دولار في عام 2023.
- من المتوقع أيضًا أن تظهر القيمة الإجمالية للصفقة معدل نمو سنوي قدره 11.79٪ مما يؤدي إلى إجمالي مبلغ متوقع قدره 14.79 تريليون دولار أمريكي بحلول عام 2027.
- بالإضافة إلى هذه الإحصاءات، إليك أيضًا إحصائيات أخرى من موقع ويبينار كير، والتي أكدت أن ما يقرب من 80٪ من الشركات التي تتمتع بالفعل بمزايا أتمتة الفوترة تتوقع زيادة استثماراتها خلال السنوات الثلاث المقبلة.
- من المتوقع أيضًا أن ينمو استخدام الأعمال للبطاقات بأكثر من 90 في المائة خلال السنوات القليلة المقبلة، ومن المتوقع أن يتجاوز الاستخدام 1.6 تريليون دولار بحلول عام 2023.
- تتنبأ هذه الأبحاث والبيانات أيضًا بأن سوق إدارة الفواتير الآلية سيستمر في النمو بمعدل نمو سنوي مركب يبلغ 20.4٪.
كيف يمكن لشركة ساينس سوفت تبسيط عملية الفوترة الخاصة بك؟
حسنًا، يمكننا تبسيط عملية الفوترة الخاصة بك ببساطة لأننا في ساينس سوفت لدينا فريق محترف جاهز لتصميم وتطوير ودعم جميع أنظمة الفوترة المؤتمتة الفعالة مع وظائف برمجية قوية لتلبية جميع احتياجات الفوترة لعملك.
حيث يمكننا تبسيط عملية الفواتير الخاصة بك من خلال تقديم كل من الخدمتين التاليتين:
1- تقديم خدمات تطوير أنظمة الفوترة الآلية والتي تشمل الميزات التالية:
- تحليل احتياجات أتمتة الفوترة.
- توليد أفكار لأنظمة الفوترة الآلية
- تصميم معمارية البرمجيات لأنظمة الفوترة الآلية
- تطوير أنظمة الفوترة الآلية وضمان جودتها
- تكامل أنظمة الفوترة الآلية في البنية التحتية القائمة
- تدريب المستخدمين ودعم البرنامج بعد صدوره.
- دعم أنظمة الفوترة الآلية وتحديثها باستمرار
2- تقديم خدمات استشارية لأنظمة الفوترة الآلية والتي تشمل الميزات التالية:
- تحليل احتياجات الأعمال والمستخدمين للفوترة الآلية.
- تقييم أدوات تنفيذ الفوترة والدفع الموجودة بالفعل وتكاملها.
- حدد أفضل الميزات وبنية البرامج المثلى ومكدس التكنولوجيا لتطوير أنظمة الفوترة الآلية لعملك.
- إعداد خطة تكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة وأنظمة إدارة علاقات العملاء وبرامج المحاسبة المالية والأنظمة الأخرى.
- حساب التكلفة التقديرية والمدة الزمنية لتنفيذ المشروع واحتساب العائد على الاستثمار المتوقع.
وهنا نصل إلى نهاية دليل اليوم حول كيفية إعداد الفوترة الآلية للأعمال لعام 2023.
الآن دعونا نستنتج أنه على الرغم من أن الانتقال إلى نظام آلي قد يبدو بالفعل مهمة شاقة، إلا أنه يمكن أن يكون في الواقع عملية سلسة للغاية إذا اخترت أنظمة الفوترة الآلية المناسبة واتبعت الخطوات الصحيحة وكذلك إذا اخترت الشركة المناسبة.