هيئة تنمية الصادرات تعلن عن توفر وظيفة شاغرة بمسمى (مساعد تنفيذي)

صراحة – فيصل القحطاني :  أعلنت هيئة تنمية الصادرات السعودية عن توفر وظيفة شاغرة بمسمى (مساعد تنفيذي)

الوصف الوظيفي

المسؤوليات الرئيسية الأنشطة الرئيسية

• تقديم الخدمات الإدارية و(السكرتارية) إلى المدير العام، بما في ذلك تحويل المكالمات والبريد الإلكتروني، تدوين محاضر الاجتماعات، وإعداد مسودات المراسلات الداخلية والخارجية

• المحافظة على جداول أعمال المدير العام ومراقبتها، والتأكد من تحديث المعلومات المتوافرة واكتمالها، والتذكير عند الضرورة

• إعداد التقارير والعروض حسب طلب المدير العام

• تصميم أنظمة الملفات وإدارة السجلات وإعدادها وتنظيمها؛ لضمان تحديث السجلات بصورة مستمرة، والرجوع البها بسهولة

• المشاركة في التخطيط للفعاليات والاجتماعات الرسمية؛ من أجل تقديم الدعم الإداري و(اللوجستي)

التنسيق

• تنسيق ترتيبات الرحلات، بما في ذلك مكان الإقامة والترتيب للتأشيرات، وكذلك مسارات الرحلات والأماكن المتشابكة

• عمل الجداول الزمنية للمواعيد الداخلية والخارجية والمؤتمرات واللقاءات، بما في ذلك التحضيرات للضيوف و / أو الزائرين

• مساعدة المدير العام على التحضير للاجتماعات بتوفير الوثائق والتقارير ومحاضر الاجتماعات السابقة

إدارة العمليات

• تنفيذ سياسات واجراءات الادارة وعملياتها، وإعطاء التعليمات للمرؤوسين، ورصد مدى التزامهم؛ لضمان سير العمل بالصورة المطلوبة

• المساهمة في تحديد الفرص؛ لضمان التحسين المستمر للأنظمة والعمليات والإجراءات والممارسات، مع الأخذ في الحسبان الممارسات الرائدة، وتحسين إجراءات العمل، وتخفيض التكاليف، وتحسين الإنتاجية

• دعم مراقبة الأنشطة اليومية ضمن القسم؛ لضمان الامتثال للسياسات والإجراءات

المهارات

المعرفة والخبرة

• من سنة لسنتين خبرة في السكرتارية

التعليم والشهادات

• درجة الدبلوم في السكرتارية أو ما يعادلها

مهارات خاصة بالوظيفة

• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية

• إدارة المكاتب

• إدارة السجلات والوثائق

الخلفية التعليمية

السكرتارية

تفاصيل الوظيفة

منطقة الوظيفة:
الرياض, السعودية
الدور الوظيفي:
إدارية
الحالة الوظيفية:
دوام كامل
نوع التوظيف:
موظف
عدد الوظائف الشاغرة:
1
المرشح المفضل
المستوى المهني:
مبتدئ
عدد سنوات الخبرة :
الحد الأدنى: 1
منطقة الإقامة:
الرياض, المملكة العربية السعودية
الجنسية:
المملكة العربية السعودية
الشهادة:
دبلوم

 

التقديم من هنا