الإدارة التنفيذية

المستوى الإداري الأعلى ضمن الهيكل التنظيمي للمؤسسة، المسؤول عن اتخاذ القرارات الإدارية اللازمة لتحقيق الأهداف وتنفيذ الاستراتيجية التي يضعها المدير التنفيذي و يوافق عليها مجلس الادارة ووضع الخطط التكتيكية والمرحلية، وضمان أن الموظفين يعملون وفقاً لأهداف المؤسسة وغاياتها.

طبيعة وأهداف الإدارة التنفيذية

إن النتيجة التي يسعى إليها برنامج أو وحدة أو نشاط أو قسم أو مصنع أو إدارة يمكن أن تعتبر هدفه التنفيذي.

ويجب أن يكون الهدف التنفيذي واضحاً ومحدداً في اتجاه تصرفات واداء معين.

ويجب أن يتسم بالكمية ما أمكن حتى يتعرف كل قسم أو مدير علي مقدار العمل المنوط به والذي سيحاسب عليه.

كما يجب أن تكون الأهداف الخاصة بقسم مرتبطة بأهداف بقية الأقسام، أي أن يحدث نوع من التنسيق والتشاور بينهم حتى تتكامل كل الأهداف كما يجب أن تتميز الأهداف بالموضوعية، أي أنها تكون مناسبة لظروف القسم الخاص بها، حتى يمكن تحقيقها.

كما يجب أن تتسم الأهداف بالتحدي، وأن بها شيئا من الصعوبة التي تستثير همم المسئولين في ابتكار وسائل جديدة للعمل.

كما يجب أن تتميز الأهداف بأنها مفهومة من قبل جميع المنفذين، حتى يمكن أن يقبلوها، وأن يتعهدوا بتنفيذها.

وبناء على ذلك يمكن تحديد ملامح الأهداف التنفيذية كما يلى:

• واضحة
• محددة
• كمية
• موضوعية
• مفهومة
• مقبولة
• ممكن تطبيقها
• قابلة للقياس

أنواع الأهداف التنفيذية

يمكن التفرقة بين نوعين من الأهداف التنفيذية:

الأول هو الأهداف التنفيذية على مستوى الإدارات، والثاني هو الأهداف التنفيذية على مستوى الأقسام

أولا: الأهداف التنفيذية على مستوى الإدارات

وهى تعنى بالغايات والنتائج النهائية الواجب على الإدارات أن تحققها. وهذه الغايات والنتائج النهائية تتحدد أساسا حسب الطبيعة الوظيفية لكل إدارة.

ثانيا: الأهداف على مستوي الأقسام:

وهي الغايات والنتائج النهائية التي ترغب الأقسام والوحدات التنفيذية التابعة للإدارات في تحقيقها. ويقوم كل قسم بدراسة أهداف الإدارة التي يتبعها، ويعطي تفصيل دقيق لما يخصه من هذه الأهداف.

ويحدد جزئيات بها، وأسلوب تنفيذها، وكيفية تحقيقها، والبرنامج الزمني لتنفيذها، ومسئولية تنفيذها، والتكاليف الخاصة بالتنفيذ وأسلوب توزيع العمل بين الوحدات والأنشطة، وتحديد المسئولية التنفيذية لكل فرد لمساءلته، وتقديرات العمالة المطلوبة للتنفيذ.

ويأخذ تحديد الأهداف على مستوى الأقسام، في العادة، الشكل الكمي، بمعني أن تظهر الأهداف في شكل تقديرات خاصة بالكميات، والنقود، الأزمنة، وإعداد الأفراد.

ما هي الخطوات التي تتبعها لتحديد الأهداف ؟

سواء كان ذلك على مستوى الإدارة أو على مستوى الأقسام التابعة لها، فيجب على المسئولين أن يتبعوا خطوات منطقية في هذا الصدد.

وهذه الخطوات هي كما يلي، ونضعها في شكل نصائح يجب أن تتبعها:

1- أسأل نفسك ما هي ضرورة هذه الإدارة أو هذا القسم ؟ وما هي مساهمتها للمشروع؟ وما هي السلطات والصلاحيات الممنوحة لها؟ إن الإجابة علي هذه الأسئلة ستعني صياغة واضحة لهدف الإدارة أو القسم.

لاحظ أن المؤسسات التي لديها وصف تنظيمي للإدارات أو الأقسام بشكل يحدد الأهداف والاختصاصات وأعباء العمل تستطيع أن تسترشد بها وتستفيد بشكل عملي.

2- اسال نفسك ما هي المجالات الحيوية لأنشطة الإدارة أو القسم؟

وأيضا من هم الأطراف المستفيدون من نشاط الإدارة أو القسم؟

والإجابة على هذه الأسئلة توضح لك الأنشلة والأطراف المستفيدة التي سيدور حولها الأهداف.

3- اسأل كل مدير أو مشرف داخل الإدارة: ما هي الأهداف التي يجب أن تحققها؟

وماهي الأهداف التي تستطيع وترغب في تحقيقها؟

حاول التوفيق بين هذه الأسئلة وبنوع من التفاوض والإقناع حاول الوصول إلى الأهداف المناسبة لكل إدارة، وكل قسم، وكل مدير، وكل مشرف واجعلهم يقتنعون بها، بل ويصيغونها بأنفسهم.

وستجد أن ذلك أفضل طريقة التزامهم بها وتعهدهم بتنفيذها.

4 – ادرس أولويات الأهداف، وستلاحظ أن هناك أهدافا أهم من أهداف أخرى، وعليك أن تساعد نفسك والآخرين على وضع هذه الأهداف في شكل مسلسل من حيث الأهمية.

وركز على عدد قليل منها بشرط أن تكون هي أهم الأهداف. فذلك يعني عدم تشتيت مجهود بين أهداف عديدة، بعضها قليل الأهمية.

5- ادرس التعارض المحتمل بين الأهداف.

والتعارض أمر طبيعي بين الأهداف، فقد تعتقد أن تحقيق توسيع في المبيعات يتعارض مع هدف ضغط النفقات، ولكن بشيء من البحث قد يمكنك التوفيق بين الهدفين، وهو أمر يحتاج الي بحث، ومشاركة، وإبداع شخصي.

حاول وستجد أن الأمر ممكناً.

6- حدد النقاط الزمني لتنفيذ الأهداف.

فبعض الأهداف تحتاج الى دراسة ثم بداية تنفيذ، ثم مراحل للتنقيد، ثم نهاية.

وكل خطوة منها ربما تستحق أن تحدد لها تاريخا للبداية والنهاية.

ولا تكن متفائلا أو متشائما في تحديد الوقت اللازم لتنفذ گل مرحلة.

7- حدد الموارد اللازمة لتحقيق الأهداف ( مالية، وفنية).

فدراسة هذه الموارد مهمة للتعرف على ما إذا كانت هذه الأهداف عملية ويسهل تنفيذها، أم أن صعوبة تدبير الاحتياجات تجعل من هذه الأهداف أمرا صعب المنال.

لاحظ أيضا أن هذه الموارد في حد ذاتها قد يكون جزء هام من الأهداف.

فقد تعني إنشاء وحدة جديدة أو تجهيزات جديدة أو غير ذلك، وهو ما قد يمثل جزءا هاما في أهداف الإدارة أو القسم.

بقلم / م. عبدالله محمد السويلم

@A_ALSUWAILEM2

04 نوفمبر 2023 م 

للأطلاع على مقالات الكاتب ( أضغط هنا )