مرحلتا التحكم والإغلاق
إن كل مرحلة لا تقل أهمية عن سابقتها في إدارة المشروع أي أن كل مرحلة من مجموع المراحل لها عملياتها ومدخلاتها ومخرجاتها ، وقد يحدث لبس عند البعض حيث التشابه في الكثير من العمليات أو المدخلات أو المخرجات ، ودائماً ما يحرص مدير المشروع على استيفاء جميع المراحل وتدوين كل الأحداث ، فلدينا ما يقارب ٤٩ عملية في جميع مراحل المشروع الخمسة (البدء – التخطيط – التنفيذ – المراقبة و التحكم – الإغلاق)
تحدثنا في مقالات سابقة عن المراحل الثلاث الأولى وفي هذه المرحلة (المراقبة والتحكم أو المتابعة) تحدث عملية المتابعة والتنفيذ عادة في آنٍ واحد ،حيث تستند على خطة إدارة المشروع والتحكم فيه، وخطة إدارة المخاطر، وخطة إدارة الجودة، التي تم إعدادها في مرحلة التخطيط، ويتم خلالها متابعة سير المشروع والتقدم في الأعمال، كذلك حل المشاكل والمصاعب والعقبات التي يمر بها المشروع أثناء التنفيذ.
يتم قياس تقدم المشروع وأدائه وضمان أن كل شيء يحدث يتوافق مع خطة المشروع، ويتم ذلك من خلال مؤشرات قياس الأداء ( KPIs ) لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أم لا.
وعادة ما يختار مدراء المشاريع من اثنين إلى خمسة من مؤشرات الأداء الرئيسية.
لماذا نريد قياس إدارة المشروع؟
هناك بعض الأسباب النموذجيّة:
- لأجل تحسين الكفاءة والفعاليّة.
- لأجل تحسين العمليّات الحالية وتحسين أدائها.
- لأجل تحسين أسلوب الإدارة والاتّصالات والبنية التّحتيّة.
- لتوضيح قيمة المشروع لأصحاب المصلحة.
أما في آخر مراحل المشروع (إغلاق المشروع (.
بمجرد اكتمال المشروع، غالباً ما يعقد مدراء المشاريع اجتماعًا لتقييم ما حدث بشكل جيد في المشروع وتحديد إخفاقات المشروع. وهذا مفيد جداً لاستخلاص الدروس بحيث يمكن إجراء تحسينات للمشاريع المستقبلية.
بمجرد اكتمال المشروع، لا يزال يتعين على مدراء المشاريع تنفيذ بعض المهام. كإنشاء ميزانية المشروع النهائية وإعداد تقرير المشروع النهائي. وأخيرًا، سوف يحتاجون إلى جمع جميع مستندات المشروع والتسليمات وتخزينها في مكان واحد، واحرص دائماً على عقد جلسة تقييم مع موظفيك لمعرفة ما سار بشكل جيد وما كان يمكن تنفيذه بشكل أفضل لتجنب مثل هذه الأخطاء في المستقبل.
وختاماً نقول بمجرد أن تقوم بإعداد هذه الخطة الدقيقة ، فأنت تؤهل مشروعك للنجاح الباهر، وكل ما عليك فعله هو اتباع الخطة حتى تصل إلى الهدف المطلوب، وستوفر الخطة دائمًا الوقت والجهد.
تتطلب عملية إدارة المشاريع اتباع خطة ممنهجة ومنظمة، ومن خلال اتباع مراحل إدارة المشاريع الخمسة وتنفيذ عملياتها ٤٩ ، سيكون لديك رؤية واضحة للطريقة التي ستدير بها المشاريع في منظمتك.
م. عبدالله محمد السويلم
@A_ALSUWAILEM2
